大事な取引先への丁寧な対応だけでなく、英語での対応やネットショップや通販などの受注受付業務も任せられる電話代行サービスを知っていますか。使い方次第では大変便利な電話代行ですが、オペレーターの質や料金、どんなサービスがあるかなど契約する前にしっかり把握しておきましょう。
最適な電話代行会社の選び方も徹底解説します。
メリット満載
人手不足の会社が人件費削減も兼ねて電話代行を取り入れたり、良質な応対サービスによって顧客一人ひとりの信頼を獲得し更なる成長を遂げたりと、ベンチャー企業から上場企業まで電話代行を活用している会社は少なくありません。
その企業の求める業務にマッチした電話代行会社を見つけて上手に活用すれば、会社だけでなく取引先や顧客にもあらゆるメリットが生まれます。まず、貴重な時間を有効活用できるようになります。電話代行を利用するとオペレーターが大切な取引先や顧客に丁寧に対応しますから、電話応対に気を取られることなく目の前の業務に集中できるでしょう。
電話の用件についてはメールや携帯電話にて報告が入り、緊急の要件については携帯電話で内線のように繋いで確認することも可能です。注文はパソコンのメールへ送信するなど、それぞれのニーズに合った方法に設定できます。
そのため安心して電話対応を任せることができ、時間や余裕が生まれるでしょう。他にも、電話代行サービスは大切な顧客に対し迅速かつ的確に業務を遂行します。顧客が会社の電話に問い合わせているのに携帯電話に転送されたり、営業担当の携帯に電話すると留守番電話につながるなどといったこともないため、新規の顧客を取りこぼしたり、顧客の信頼を失う恐れもありません。
電話代行は連絡が取れない顧客の不安感や苛立ちを取り除き、安心をもたらし信頼を獲得できるサービスです。人員を雇用するのにためらっている企業はぜひ電話代行サービスを活用しましょう。事務員として新たに人を雇うとなると、給料の他にも福利厚生費や交通費など一人雇用するだけで多大なコストやリスクが発生します。
しかし電話代行なら雇用のリスクは発生しません。そして、低コストでさまざまな便利なサービスを利用できます。
料金・プラン
電話代行の基本サービス料金は会社により大きく異なりますが、標準プランで月額1万円～1万5000円程度である場合が多いです。会社によっては月額4万円程度かかる場合もありますから、電話代行を利用する際はサービス内容と料金を比較し検討しましょう。
ライトプランや標準プラン、月コール数などによっても料金は異なり、月額1万円程度のものから約3万円の基本料金がかかるものまでさまざまです。会社の状況に合わせてプランを選択しましょう。一人で仕事をしていて外出中の電話が気になる方や、経費をあまりかけられないという方にはライトタイプのプランが最適です。
貴社のスタッフとして対応したり、社名や名前、連絡先などを登録時に指定した内容で対応したり、さらには外出中である旨を伝えて用件を聞くなど、代行会社によって基本料金に含まれるサービス内容が変わります。電話応対した日の一日分をまとめて報告する日報連絡や、伝言を同時に複数のEメールへ送信するなど必要に応じてオプションサービスを追加しても便利です。
オプションサービスは日報連絡サービスならプランによって2000円～6000円、連絡先追加の場合はひと月一人当たり300円など別途料金が発生します。
さまざまなシーンで役立つ
英語を話せるスタッフが欲しいけれど募集しても人が集まらない、英会話を習って英語で対応したいが多忙で難しい方などは英語対応プランを活用しましょう。英語での対応も親切丁寧に行いますから、海外からのビジネスチャンスを掴みたい場合に大いに役立ちます。
ネットショップ受付に特化したコールセンター運営サービスも存在し、経験豊富なオペレーターが電話注文受付をスムーズに行います。通常、電話回線や交換機の他にオペレーターを一人雇用し教育した場合、最低でも月に10万円程度は必要でしょう。
しかし、電話代行ならこれだけの体制を完備して月額2万円程度から利用できる場合もあります。通信販売の事業を立ち上げたのでサポートしてほしいという方や、通販商品の受注窓口として業務を代行して欲しいという方には受注代行サービスが便利です。
商品の注文や問い合わせなどの電話に対し、プロのオペレーターが大手通販企業のイメージで対応します。短期のみの利用も可能です。
電話代行会社の選び方
使い方次第でメリットや利益を多く得られる電話代行ですが、どこに依頼したらいいか分からないという声が少なくありません。最適な電話代行会社の選び方のコツを知っておきましょう。電話会代行会社を決めるとき、まずその電話代行会社のことを十分に把握することが重要です。
サービスの説明が不十分なパンフレットや、あまりに簡易的な資料を送ってくる会社には注意しましょう。資料には料金設定やサービスの説明など、知りたいことが十分に記載されているかどうかチェックしてください。さらに場合によっては、電話代行会社に直接出向いてサービスの説明を受けてみるのも良い方法です。
確認すべき事項
あなたが電話代行を利用したいのは何故かを明確にしましょう。誰から電話があるか、どんな問い合わせが多いかなど、普段の取引先とのやり取りをイメージし把握します。月にどのくらいの電話があるのかも調べておきコール数に合ったプランを選択します。
はじめは様子を見たい場合はコール数の少ないプランを利用してみて、次の月からワンランク上のプランへ変更しましょう。また、電話代行会社にどの程度の応対の質を求めるのかも把握しておく必要があります。料金が安いからと安易に妥協したり、電話代行会社の人に言われるままに契約して満足いく電話代行サービスを受けられないと最悪の場合、会社の信用を失くしてしまう可能性もあります。
そのほか、支払金額を必ずチェックしましょう。基本料に含まれるサービス内容を理解し、月額料金にオプション料が加算されないかについても事前に確認します。少しでも疑問に感じたことはあいまいにせず、電話代行会社に問い合わせてください。
電話応対によってあなたの会社のイメージが決まってしまいます。新規の顧客には第一印象となり、長い付き合いの顧客には日常のイメージとして定着してしまいますから、電話代行会社選びは慎重に行い会社の利益やメリットにつなげましょう。
参考元...ビジネスアシスト：https://www.biz-assist.co.jp/